Code d’éthique

Le code d’éthique (ci-après le « Code ») des fournisseurs de GERMAIN LARIVIÈRE INC. et de toutes ses fi- liales respectives (ci-après collectivement « GERMAIN LARIVIÈRE ») s’applique à tous les fournisseurs de GERMAIN LARIVIÈRE.

Le terme « fournisseur » désigne toute organisation, y incluant ses représentants, actionnaires, sociétés af- filiées, administrateurs, employés, agents de représentation accrédités et sous-traitants le cas échéant, qui fournit des biens ou des services à GERMAIN LARIVIÈRE.

Le Code énonce les attentes de GERMAIN LARIVIÈRE à l’égard des fournisseurs avec lesquels elle entretient des relations d’affaires. Les fournisseurs se portent garants du respect du Code pour leurs sous-traitants, agents de représentation accrédités ou autres partenaires d’affaires.

Les relations d’affaires incluent tout lien et tout échange, verbal ou écrit, entre GERMAIN LARIVIÈRE et ses fournisseurs ainsi que tout fournisseur potentiel sans qu’il y ait nécessairement d’engagements contrac- tuels.

Ce Code s’ajoute aux lois et règlements applicables. Ainsi, dans toutes leurs activités, les fournisseurs doi- vent respecter les lois et les règlements en vigueur au Canada et au Québec, y incluant toutes règles de droit international applicables, dans la mesure où celles-ci ne sont pas incompatibles avec les lois du pays du fournisseur, mais à l’exception des normes prévues à la Déclaration universelle des droits de l’homme, qui elles demeurent applicables.

Lorsque la juridiction du Québec ou du Canada s’applique, le fournisseur doit respecter intégralement les lois du Québec et celles du Canada applicables.

Les fournisseurs sont invités à aller au-delà du respect des lois et à appliquer les normes et conventions reconnues mondialement afin de faire preuve d’éthique et d’assumer leurs engagements en matière de res- ponsabilité sociétale et environnementale, le tout dans le respect des standards les plus élevés en matière de droits humains.

Ce Code fait partie intégrante des documents contractuels liant les fournisseurs de GERMAIN LARIVIÈRE.

Dans le cadre de leurs relations d’affaires avec GERMAIN LARIVIÈRE, les fournisseurs doivent agir en res- pect des valeurs de GERMAIN LARIVIÈRE ainsi que des droits des personnes et de l’environnement.

Ainsi, les fournisseurs doivent agir avec professionnalisme, intégrité et honnêteté, en tout temps avec le souci de préserver l’intégrité de GERMAIN LARIVIÈRE et sa réputation.

Tout conflit d’intérêts et toute situation susceptible de créer un conflit d’intérêts ayant une incidence sur l’impartialité du personnel de GERMAIN LARIVIÈRE dans la relation d’affaires doivent être déclarés à GER- MAIN LARIVIÈRE, sans délai, dès leur connaissance.

Sont interdits tout acte et toute participation à un acte de collusion, tout complot, accord ou arrangement de fixation de prix avec d’autres fournisseurs ou visant à ou ayant effet de réduire la concurrence ainsi que tout arrangement qui pourrait empêcher le déroulement normal de la relation d’affaires entre GERMAIN LA- RIVIÈRE et ses fournisseurs, y compris toute forme de corruption passive et active, d’extorsion, de pot-de- vin, d’avantage personnel, de trafic d’influence, d’obtention d’information privilégiée, de malversation et de falsification. GERMAIN LARIVIÈRE s’attend à ce que le fournisseur applique ces mêmes normes au sein de sa propre entreprise.

Code de conduite des fournisseurs de Germain Larivière – Dernière modification 8 mai 2024

 

 

Le fournisseur convient de ne pas s’associer ou participer, directement ou indirectement, à des activités d’une organisation criminelle. Ces activités comprennent, entre autres mais non limitativement, le blanchi- ment d’argent, le trafic de substances illicites et le recyclage de produits de la criminalité. Le fournisseur doit aussi œuvrer contre la corruption sous toutes ses formes y compris l’extorsion et les pots-de-vin.

Sont interdits tout acte ou omission visant à empêcher ou entraver GERMAIN LARIVIÈRE dans ses vérifica- tions quant à des manquements possibles au Code.

Est également proscrite toute déclaration fausse, mensongère ou trompeuse dans le cadre de la relation entre les parties, y incluant lors d’une demande de paiement, d’un appel de qualification, d’un appel de soumission ou de tout autre processus similaire.

Sauf dans le cadre de pratiques commerciales préalablement autorisées et exercées de manière raison- nable, aucune faveur, service, avantage, invitation ou cadeau qui pourrait être considéré une source poten- tielle de conflit d’intérêts ne peut être accepté par le personnel de GERMAIN LARIVIÈRE. A moins d’y avoir été autorisé préalablement, les cadeaux, repas, voyages et faveurs ne peuvent être offerts par les fournis- seurs.

Les fournisseurs doivent être honnêtes, professionnels et justes dans leurs relations d’affaires avec GER- MAIN LARIVIÈRE et ce, en rendant compte avec précision de leur capacité de satisfaire à toutes les obliga- tions de leurs engagements.

Les fournisseurs doivent éviter toute action qui mettrait en péril la capacité, pour d’actuels ou d’anciens employés de GERMAIN LARIVIÈRE, de respecter leurs obligations légales ou contractuelles envers GER- MAIN LARIVIÈRE, y incluant le respect du Code d’éthique et de conduite des employés de GERMAIN LARI- VIÈRE, qui survivront ou survivent à la cessation de leur emploi.

Les fournisseurs doivent veiller à traiter leur personnel de façon juste et équitable, sans distinction de sexe, de race, de couleur, d’origine, d’opinions politiques ou autres, d’orientation sexuelle, de religion ou de tout autre motif de discrimination généralement reconnu. Ils doivent créer un environnement libre de toute forme de harcèlement, d’intimidation ou d’abus et respecter la législation applicable en matière de droits de la personne ainsi que dans les instruments internationaux, dont notamment la Déclaration universelle des droits de l’homme.

Les fournisseurs devraient soutenir et respecter la protection des droits de l’homme proclamés à l’échelle internationale et s’assurer que leurs entreprises ne sont pas complices de violations des droits de la per- sonne.

Les fournisseurs doivent respecter les droits des travailleurs, y compris la liberté d’association et le droit à une représentation collective et à la négociation, en s’appuyant sur les normes internationalement accep- tées telles qu’elles sont définies dans les conventions de l’Organisation internationale du Travail (OIT) dont notamment, mais non limitativement, celles relatives au travail des enfants. À cet égard, GERMAIN LARI- VIÈRE s’attend à ce que les fournisseurs :

• proscriventletravailforcéouobligatoiredetouteforme;

• bannissentlerecoursautravaildesenfantsetàl’exploitationdesmineurs; • reconnaissentlalibertéd’associationetledroitdenégociationcollective;

Code de conduite des fournisseurs de Germain Larivière – Dernière modification 8 mai 2024

 

 

• éliminentladiscriminationenmatièred’emploietdeprofession;et

• rémunèrent les travailleurs de façon qu’ils puissent subvenir à leurs besoins de base, nonobstant les normes entourant la législation salariale applicable.

Les fournisseurs doivent appliquer des normes de santé et sécurité du travail conformes aux lois et à la réglementation en vigueur afin d’assurer des conditions de travail salubres et sécuritaires à tous leurs em- ployés. De plus, ils doivent prendre des mesures adéquates pour prévenir les blessures et accidents asso- ciés au travail.

Les fournisseurs doivent respecter les lois, règlements et normes en matière d’environnement applicables au pays dans lequel ils exercent leurs activités et chercher à réduire les impacts de leurs activités et de leurs produits sur l’environnement. Ils doivent favoriser l’adoption des mesures nécessaires en vue de prévenir la pollution en plus de conserver et d’utiliser, le plus efficacement possible, les ressources naturelles requises pour leurs activités et encourager le développement et la diffusion de technologies respectueuses de l’en- vironnement. En outre, les fournisseurs s’engagent à mettre en place une politique d’approvisionnement responsable,

Les fournisseurs doivent traiter les clients, les employés et les partenaires de GERMAIN LARIVIÈRE avec courtoisie et équité dans leurs échanges, quelle qu’en soit la forme.

Les fournisseurs doivent respecter la propriété intellectuelle de GERMAIN LARIVIÈRE, enregistrée ou non. Les fournisseurs ne peuvent, sans le consentement écrit de GERMAIN LARIVIÈRE, reproduire, copier, pu- blier, transmettre, communiquer ou utiliser de quelque façon que ce soit le matériel, les renseignements et/ou les marques de commerce ou toute autre propriété intellectuelle de GERMAIN LARIVIÈRE.

Les fournisseurs doivent protéger l’information confidentielle de GERMAIN LARIVIÈRE qu’ils détiennent ou à laquelle ils ont accès, selon les meilleures pratiques et les politiques de GERMAIN LARIVIÈRE. La confi- dentialité de l’information vise toute information à caractère non public de GERMAIN LARIVIÈRE, de ses clients et de ses employés.

Les fournisseurs ne doivent pas utiliser l’information confidentielle, sauf pour les fins de l’exécution de leur mandat, et ils ne peuvent pas la diffuser ou la partager avec un tiers sans l’accord préalable de GERMAIN LARIVIÈRE. Ces obligations s’appliquent pendant toute la durée de la relation d’affaires et elles persistent après la fin des engagements contractuels ou jusqu’à ce que ladite information devienne publique.

Les fournisseurs se doivent de respecter toute la réglementation et toutes les normes qui leur sont appli- cables en matière de publicité, y incluant, mais non limitativement, celles en matière de protection du con- sommateur. Quant au contenu accessible dans Internet, les fournisseurs doivent respecter les conditions d’utilisation de la plateforme sur laquelle la publicité est diffusée, la plateforme choisie ne doit pas causer préjudice à GERMAIN LARIVIÈRE et elle doit respecter les lois du pays dans lequel cette publicité est acces- sible.

Il revient à chaque fournisseur de GERMAIN LARIVIÈRE de s’assurer que les normes et principes du présent Code soient respectés et donc de s’assurer que les mécanismes de gestion visant leur respect soient en vigueur au sein de son entreprise. Il est également de la responsabilité des fournisseurs de prendre les me- sures nécessaires afin de régler toute dérogation.

Code de conduite des fournisseurs de Germain Larivière – Dernière modification 8 mai 2024

 

 

À titre indicatif, GERMAIN LARIVIÈRE s’attend à ce que ses fournisseurs transmettent à leurs employés qui entretiennent une relation d’affaires avec GERMAIN LARIVIÈRE une copie du présent Code. Les fournisseurs doivent également mettre en place les meilleures pratiques de gestion qui assureront leur capacité de res- pecter le contenu de ce Code, et ce, en fonction des lois et règlements applicables sur leurs lieux de pro- duction et d’affaires.

De plus, GERMAIN LARIVIÈRE demande également à ses fournisseurs de transmettre le présent Code à tous leurs sous-traitants, y incluant tout agent de représentation accrédité ou tous autres partenaires d’affaires.

Le Code pourra être modifié à la discrétion de GERMAIN LARIVIÈRE afin qu’il reflète ses principes et valeurs.

GERMAIN LARIVIÈRE se réserve le droit de vérifier si tous ses fournisseurs, agents et sous-traitants se con- forment au Code. Une telle vérification sera réalisée par l’autoévaluation du fournisseur, de l’agent et des sous-traitants ou par toute autre forme que GERMAIN LARIVIÈRE jugera nécessaire. GERMAIN LARIVIÈRE ou une ressource externe désignée par celle-ci pourra également procéder à un audit du respect du présent Code, incluant notamment la visite des installations et la consultation des dossiers pertinents du fournis- seur, des agents et des sous-traitants. En tout temps, les fournisseurs, agents et sous-traitants devront ac- corder à GERMAIN LARIVIÈRE et à ses représentants un accès raisonnable et rapide à leurs installations et aux dossiers pertinents.

Tout manquement au Code est susceptible de sanction par GERMAIN LARIVIÈRE, pouvant aller du simple avertissement à un avis enjoignant le fournisseur de corriger tout manquement, à la disqualification, jusqu’à l’annulation et la résiliation du contrat avec le fournisseur pris en défaut, le tout à la discrétion de GERMAIN LARIVIÈRE.

Pour signaler toute préoccupation ou toute transgression potentielle ou réelle relative au Code : Mr. Charles Jussaume, CPA

Contrôleur

1-514-866-8691poste 4361

Courriel : cjussaume@germainlariviere.com

Siège social : 4370, boul. Laurier Est, Saint-Hyacinthe (Québec) J2R 2C1

Code de conduite des fournisseurs de Germain Larivière – Dernière modification 8 mai 2024